Langkah-Langkah Dalam MengoperasikanMicrosoft PowerPoint

Majapahit

KUMPULAN MATERI PENDIDIKAN

Langkah-Langkah Dalam MengoperasikanMicrosoft

PowerPoint

Langkah-Langkah Dalam Mengoperasikan

Microsoft Power Point

Microsoft power point adalah sebuah program aplikasi untuk presentase (presentation), yaitu membuat program aplikasi layar perlayar silih berganti.

A.    Membuka  Power Point

§  Klik start

§  Pilih all program

§  Pilih Microsoft Office

§  Pilih Microsoft Office Power Point

B.     Membuat presentasi baru

Langkah-langkah untuk membuat presentase baru sebagai berikut :

·         Klik menu [file]>[new]atau ctrl+n

·         Akan keluar jendela Task pane-new presentasion di sebelah kanan

·         Klik [blank presentation pada bagian task pane, maka akan ditampilkan task pane-slide layout

·         Pilih layout slide yang diinginkan

·         Tampilan area kerja power point

C.     Membuat presentasi baru dengan fasilitas template

Langkah-langkah membuat presentasi dengan fasilitas template sbb:

·         Klik menu file

·         Klik new atau tekan ctrl+n

·         Klik design template yang ada pada bagian taks pane, maka akan ditampilkan slide desigen

·         Pilih design yang diinginkan pada kotak daftar pilihan apply a design template

D.    Menyimpan presentase baru

·         Klik menu file

·         Klik save atau tekan ctrl+s

·         Akan keluar kotak dialog save

·         Pada file nama ketikkan nama file, contoh project 1.

E.     Membuka presentasi

·         Klik menu file

·         Klik open atau tekan ctrl+o

·         Akan muncul kotak dialog open, pilih folder/direktori tempat menyimpan file presentasi pada kotak daftar lok in

·         Pilih nama file presentasi yang akan dibuka pada kotak daftar file name

·         Klik tombol open

F.      Menyimpan presentasi yang pernah dibuat dengan nama lain

·         Klik menu file

·         Klik save as

·         Akan muncul kotak dialog save as

·         Pada file name, ketikkan nama file baru yang diinginkan.

G.    Menutup presentasi

·         Klik menu file

·         Klik close

H.    Keluar dari microsft power point

·         Klik menu file

·         Klik exit atau tekan alt+f4

·         Atau klik tombol close dipojok kanan atas.

Menyunting Presentasi

a.    Memasukan teks kedalam slide

·         Klik pada kotak klik to add title

·         Ketikan teks yang dikehendaki

·         Lakukan hal yang sam pada kotak klit to add sub title, dan ketikkan teks yang anda kehendaki didalamnya

Cara lain untuk memasukan teks kedalam slide adalah melalui area out line.

a.       Menambah slide baru

Setelah anda mengisi teks pada slide pertama yang berisi judul dan sub judul, tentunya anda ingin menambahkan slide berikutnya bukan ? cara yang paling mudah menambah slide baru adalah sbb :

·         Klik icon menu slide yang terdapat pada toolbar formatting, atau klik menu insert > new slide atau anda dapat menekan ctrl+m

·         Memilih slide layout Setelah menambah slide yang baru, langkah selanjutnya adalah memilih layout yang diperlukan. Pastikan jendela taks pane berisi tampilan slide layout . pilih layout slide berikutnya sesuai dengan keinginan anda. Jika jendela taks pane belum berisi tampilan slide layout, klik lah menu format > slide layout.

b.      Memilih slide design

Jika sebelumnya anda membuat presentasi dengan memilih blank presentation, slide presentasi anda belum memiliki desain. Anda dapat menambahkan desain dengan cara sbb:

·         Klik icon slide desigen pada toolbar formatting Atau klik menu format > slide design

·         Pililah desain yang dikehendaki pada jendela taks pane

·         Jika anda masih merasa kurang puas dengan koleksi desain yang ditampilkan, anda dapat mencoba mencari desaain yang lain dengan mengklik icon browse pada bagian bawah jendela taks pane

·         Selanjutnya, anda dapat memilih desain pada folder 1033 atau folder presentation design.

Jika masih kurang puas juga, anda dapat mencaari desain template dimicrosoft office online pada jendela task pane , tentu saja anda harus online internet terlebih dahulu.

a.       Berpindah keslide yang ingin disunting

Setelah membuat beberapa slide, ada kalanya anda ingin kembali menyunting slide sebelumnya atau berikutnya, caranya sbb:

·         Klik slide yang berada pada area slides

·         Atau geser-geser scroll bar fertikal sampai pada posisi slides yang anda inginkan.

·         Atau dengan mengklik icon next slide/ previous slides.

b.      Mengubah tampilah view

Untuk menghapus sebuah slide dengan mudah dan agar dapat memindahkan urutan slide, sebelumnya anda harus mengetahui view terlebih dahulu, yaitu mode-mode untuk menampilkan slide. Dalam Microsoft power point terdapat tiga buah mode view sbb:

·         Normal view

·         Slide sorter view

·         Slide show

·         Mengubah normal view keslide sorter view.

·         Klik menu view >slide sorter .

c.       Mengubah normal view ke slide show

·         Klik menu view >slide show Atau anda dapat menekan f5 untuk mengubah ketampilan slide show, dan tekan esc untuk kembali ketampilan normal view

·         Cara lain untuk memilih jenis view, anda dapat menggunkan icon-icon view yang terletak disebelah kiri bawah jendela Microsoft power point

d.      Memindahkan urutan slide

Untuk memindahkan urutan slide, terlebih dahulu anda membuka tampilan presentssi dengan menggunakan view slide sirter.

·         Klik slide yang akan dipindahkan, kemudian drak ketempat yang diinginkan,misalnya slide I tarik keslide III.

·         Atau klik slide yang akan dipindahkan, kemudian tekan ctrl+x

·         Atau klik icon cut pada toolbar formatting atau klik menu edit > cut

·         Kemudian letakkan insert tion point ketempat yang diinginkan

·         Tekan ctrl+v atau klik icon paste pada toolbr formatting atau klik menu edit > paste

e.       Meng-copy slide

·         Buka tampilah presentasi dengan menggunakan view slide sorter.

·         Klik slide yang akan dipindahkan, tekan ctrl+drak ketempat yang diinginkan

·         Atau klik slide yang akan dicopy , tekan ctrl +c atau klik icon copy pada toolbar formatting atau klik menu edit > copy

·         Kemudian letakkan insert tion point ketempat yang diinginkan, tekan ctrl+v  atau klik icon paste pada toolbar formatting atau klik menu edit> paste

f.       Menghapus sebuah slide

·         Buka tampilan presentasi dengan menggunakan view slide sorter.

·         Atau buka tampilan presentasi menggunakan view normal,pilih area slides.

·         Klik slide yang akan dihapus

·         Tekan tombol delete pada keyboard

g.      Menyisipka slide

·         Buka tampilan presentation dengan  enggunakan view slide sorter

·         Letakkan insertion point diantara slide yang ingin disisipkan , misalkan diantara slide 2 dan slide 3

·         Klin icon new slide pada toolbar formatting

·         Atau klik menu insert > new slide

·         Atau tekan ctrl +m

h.      Memasukan gambar kedalam slide

Terdapat dua cara dalam memasukan gambar kedalam slide.

Cara pertama :

·         Pilih layout slide yang content layoutnya mengandung media clipart

·         Klik icon star pada clipart

·         Pilih gambar yang diinginkan

Cara kedua :

·         Letakkan penunjuk mouse pada area slide

·         Klik menu insert

·         Sorot picture

·         Klik clipart/wordart/from file/autoshape/organization chart

·         Pilih gambar atau objek yang diinginkan klik ok

·         Aturkan posisi dan ukurannya (caranya sama seperti mengatur gambar pada Microsoft word)

i.        Memasukan background ke dalam slide

·         Pilih slide yang akan diberi layar belakang.

·         Klik menu format>background.

·         Akan muncul kotak dialog bacgroun.

·         Klik kotak yang dibawahnya untuk memilih jenis-jenis background

·         Pilih fill effect.

·         Pililah salah satu  kategori background.

§  Klik tab gradientuntuk memilih background berupa gradient

§  Klik tab texture untuk memilih background berupa tekstur.

§  Klik tab pattern untuk memilih background berupa pattern.

§  Klik tab picture untuk memilih background berupa gambar

§  Klik ok

§  Klik apply atau apply to all

Cara lain untuk memasukan background kedalam slide sbb:

·         Pilih slide yang akan diberi background

·         Klik icon slide design pada toolbar formatting atau klik menu format > slide design

·         Pada task pane – slide desing, pilih coror schemes

·         Pilih schemes yang anda inginkan pada kotak daftar apply  a color schemes

·         Klik bagian kiri salah satu schemes yang telah anda pilih untuk menentukan apply to selected slides/ apply to all slides

Jika anda merasa kurang puas dan ingin merancang sendiri tanpilan color schemes, anda dapat meng-klik edit color schemes… yang terdapat pada bagian bawah kiri jendela task pane. Akan muncul kotak dialog edit color schemes. Klik tab custom , kemudian aturlah komponen color schemes sesuai keinginan anda.

a.       Memasukan tanggal, number, dan footer kedalam slide

·         Klik menu insert > date end time atau menu insert > slide number atau melalui menu view > header and footer

·         Akan muncul kotak dialog header and footer

·         Klik tab slide

·         Klik option date end time

§  Option update automatically, untuk menampilkan tanggal sesuai tanggal pada system computer

§  Option vixed , untuk menampilkan tanggal sesuai keingin anda

§  Klik option slide number, untuk memasukan nomor pada slide

§  Klik option footer , untuk memasukan teks diarea footer pada slide

b.      Memasukan table kedalam slide

Cara pertama :

·         Pilih layout slide yang content layoutnya mengandung media table.

·         Klik icon insert table

·         Akan muncul kotak dialog insert table, tentukan jumlah kolom dan jumlah baris yang akan anda buat.

Cara kedua :

·         Pilih layout slide yang akan diberi table

·         Klik menu insert > table

·         Akan muncul kotak dialog insert table, tentukan jumlah kolom dan jumlah baaris yang akan anda buat

c.       Memasukan grafik kedalam slide

Terdapat dua cara untuk memasukan garafi kedalam slide.

Cara pertama :

·         Pilih layout slide yang content layoutnya mengandung media grafik

·         Klik pada icon insert chart

·         Akan muncul lembar kerja (data sheet), untuk memasukan data anda.

·         Perhatikan pada toolbar standar akan muncul tambahan beberapa icon yang menyangkut grafik dan pada baris menu terdapat penambahan, seperti menu data, chart, dan menu format terdapat item format selected data table.

·         Jika sudah selesai, klik diluar area grafik

Cara kedua

·         Piliih slide yang ingin diberi grafik

·         Klik menu insert > chart

·         Langkah selanjutnya sama seperti pada cara pertama

d.      Mengubah tampilah grafik

·         Double klik pada area grafik , sehingga data sheet  dan menu chart akan muncul kembali

·         Pilih menu chart > chart type

·         Akan muncul kotak dialog chart type

·         Pilih type grafik yang anda inginkan pada tab standar types atau custom types

e.       Menambah judul grafik

Anda dapat memberikan judul pada grafik, judul pada sumbu x , judul pada sumbu y, dan judul dari nilai acuan, dengan cara sbb:

·         Klik menu chart > chart option

·         Pada kotak dialog chart option , klik tab titles

·         Berikan judul sesuai dengan grafik yang anda buat

Selain itu pada chart option, anda juga dapat mengattur  :

·         Gridlines, untuk memberikan gari pembantu pada sumbu x dan sumbu y

·         Legend, untuk memberikan keterangan data series

·         Data label, untuk memberikan label pada data sheries.

·         Data table , untuk menampilkan table data sheet pada grafik.

f.       Mem-format tampilan data sheries

Data sheries merupakan bagan yang menunjukan representasi dari tinggi dan rendahnnya nilain yang diperlihatka pada grafik.

Langkah-langkah dalam mem-format data series sbb:

·         Double klik pada salah satu data series pada tampilan grafik.

·         Klik menu format > slected data series Atau klik kanan pada data series yang akan diformat

·         Akan muncul kotak dialaog format data series

·         Sebagai contoh, anda dapat mengubah warna dari data series pada tab pattern

Anda dapat juga mengatur format sbb:

·         Shapes , digunakan untuk mengubah bentuk (shapes) dari data series.

·         Data label , digunakan untuk memberikan label pada data series

·         Option, digunakan untuk memberikan jarak antar data series

g.      Memasukan animasi kedalam slide

Yang dimaksud dengan animasi adalah membuat teks yang dapat dicetak satu persatu kedalam layar, perbagian kata, atau sekaligus diiringi dengan sound (nada). Selain itu, dapat juga mengattur arah teks yang ditampilkan dalam gambar yang dibuat berjalan 

1.      Memberikan animasi pada teks

·         Pilih slide yang teks yang akan diberikan animasi

·         Klik menu slide show > animation schemes

·         Pilih apply to selected slides pada jendela task pane-slide design –animation schemes

·         Pilih efek animasi pada teks yang anda inginkan

·         Pilih no animation, jika anda tidak menginginkan efek animasi pada teks

·         Klik tombol play pada bagian bawah jendela task pane untuk mencoba animasi Atau klik tombol slide show pada bagian bawah jendela task pane untuk menjalankan animasi pada mode slide show. Atau anda juga dapat menekan f5 untuk berpindah keslide show dan esc untuk kembali kemode normal view

2.      Memberikan animasi pada objek

·         Pilih slide yang gambar atau objeknya akan diberi animasi

·         Klik menu slide show > custom animation

·         Akan muncul jendela task pane custom animation

·         Pillih objek yang ingin anda beri efek animasi

·         Klik tombol add effect pada jendela task pane

·         Akan muncul daptar efek yang dapat anda  pilih. Anda dapat memilih lebih dari satu efek untuk setiap objek atau gambar yang akan diberi animasi

·         Jika telah selesai member efek animasi, anda dapat mengatur modifikasi star, direction, dan speed-nya. Masing-masing efek animasi memiliki pilihan yang berbeda dalam memodifikasinya . disini, kreatifitas anda akan diuji , anda bebas mencoba-coba efek dan modifikasi yang anda inginkan.

·         Efek animasi yang telah anda buat juga dapat diubah urutan tampilannya, yaitu dengan mengklik tombol re-order yang terdapat pada bagian bawah jendela task pane

·         Klik tombol play pada bagian bawah jendela task pane untuk mencoba animasi  Atau klik tombol slide show pada bagian bawah jendela task pane untuk menjalankan animasi pada mode slide show  . atau tekan f5 untuk berpindah kemode slide show dan tombol esc digunakan untuk kembali kemode normal view

3.      Menambahkan efek sound pada animasi

·         Klik daftar pertama di sebelah kiri salah satu efek animasi yang telah anda terapkan  pada jendela task pane.

·         Pilih effectoptions

·         Akan muncul kotak dialog yang berhubungan dengan efek animasi yang bersangkuta .

·         Klik daftar disebelah kirikotak daftar sound.

·         Akan muncul drop down menu ,pilih salah satu efek sound yang ingin disertakan pada animasi anda

·         Klik ok jika telah selesai

4.      Memasukan action button pada slide

Action button digunakan untuk memudahkan nafigasi mengontrol slide pada saat presentasi dijalankan. Langkah-langkah memasukan action button pada slide.

·         Pilih slide yang akan diberi action button.

·         Klik menu slide show > action button, atau melalui toolbar autoshapes pada toolbar drawing

·         Pilih tombol aksi yang anda inginkan

·         Letakkan pada slide dengan cara klik posisi awaal mouse dan drag sampai terbentuk tombol aksi yang ukurannya sesuai keinginan anda

·         Akan muncul kotak dialog action setting , anda bebas menentukan efek apa saja yang akan dijalankan pada saat tombol aksi ditekan

·         Klik ok jika telah selesai

5.      Mengatur transisi slide

·         Klik menu slide show > slide transition

·         Akan muncul jendela task pane –slide transition

·         Pada kotak daftar apply to selected slide, pilih salah satu efek yang anda inginkan saat transisi slide dijalankan.

1.      Pada kotak daftar modify transition , anda dapat mengatur speed dan sound saat transisi slide dijalankan

2.      Pada kottak daftar  adfance slide, anda dapat menentukan apakah transisi slide dijalankan setiap kali anda menekan tombol mouse atau dijalankan secara otomatis. Jika transisi slide akan dijalankan secara otomatis , hilangkan tanda √ pada on mouse klik  kemudian berilah tanda √ pada automatically after . anda juga dapat menentukan timing dari transisi slide yang dijalankan.

·         Klik apply to all slides

·         Klik tombol bagian bawah jendela task pane untuk mencoba animasi

·         Atau klik tombol bagian bawah jendela task pane untuk menjalankan animasi pada mode slide. Atau tekan f5 untuk berpindah kemode slide show dan esc untuk kembali kemode normal view.

Bekerja Dengan Presentasi

a.       Menjalankan presentasi

·         Klik menu slide show atau tekan f5

·         Tekan space bar untuk menjalankan slide berikutnya

·         Atau tekan pgup untuk menjalankan slide sebelumnya dan tekan pgdown untuk menjalankan slide berikutnya

·         Atau klik kiri mouse untuk menjalankan slide berikutnya

b.      Menjalankan presentssi oleh narrator

·         Klik menu slide show > setup show

·         Akan muncul kotak dialog setup show

·         Klik option manually

·         Pada kotak daftar show slide tentukan banyaknya slide yang akan dijalankan, anda dapat memilih option all atau option from to

·         Klik ok

c.       Membuat presentasi yang dijalankan otomatis

·         Klik menu slide show > setup show

·         Akan muncul kotak dialog setup show

·         Beri tanda √ pada pilihan loop continuosly until ‘esc’

·         Klik ok

d.      Menyimpan presentase

§  Menyimpan presentasi sebagai file power point show (pps)

Agar presentasi dapat langsung dijalankan dikomputer tanpa melalui program Microsoft power point, anda dapat menyimpan file presentasi sebagai file power point show sbb:

§  Klik menu file tanda save as

§  Akan muncul kotak dialog save as

§  Pada kotak daftap file name tentukan nama file yang ingin anda buat

§  Pada kotak daftar save as type, pilih power point show

§  Tekan tombol save. Jika sudah selesai

§  Cobalah power point show anda , dengan mengklik langsung dari jendela windows xp dan lihatlah hasilnya

§  Menyimpan presentasi ke cd

Agar presentasi dapat langsung dikemas dan dijalankan dari cd tanpa melalui program Microsoft power point, anda dapat menggunakan fasilitas pac kage for cd sbb :

§  Klik menu file anda pack age for cd

§  Akan muncul kotak dialog pack age for cd

§  Tentukan nama cd pada kotak name the cd

§  Apabila anda menyertakan file presentasi yang lain selain file yang telah ada , anda dapat memilih add files dan tentukan file-file apa saja yang ingin anda sertakan pada cd

§  Klik copy to cd jika anda ingin langsung menyimpan presentasi ke cd. Namun, anda juga dapat memilih copy to folder jika hanya menitipkan sementara presentasi anda dikomputer.

e.       Mencetak slide presentasi

Slide presentasi anda dapat dicetak ke printer dengan berbagai macam tujuan, misalnya saja untuk dijadikan makalah, proposal, dan laporan. Langkah-langkah untuk mencetak slide presentasi sbb:

§  Klik menu file > print atau tekan ctrl+p

§  Akan muncul kotak dialog print

§  Tentukan nama printer pada kotak daftar name

§  Tentukan print range , terdapat beberapa pilihan, yaitu :

·         All = digunakan untuk mencetak seluruh slide presentasi

·         Current slide = digunakan untuk mencetak slide presentasi yang sedang aktif

·         Selection = digunakan untuk mencetak slide presentasi yang disorot

·         Slides = digunakan untuk mencetak slide presentasi berdasarkan nomor slides dan rangenya.

·         Tentukan print what, terdapat beberapa pilihan, yaitu slide, handouts , notes pages dan out line view

·         Tentukan color atau grais cale, terdapat beberapa pilihan yaitu color, grais cale, puru black and white .

§  Beri tanda ceklist pada :

·         Scale to fit paper, jika hasil pencetakan ingin disesuaikan dengan ukuran kertas secara otomatis

·         Frame slide , jika hasil pencetakan ingin diberi bingkai

·         Tentukan number of copyes, jika hasil cetakan ingin dicetak lebih dari satu kali

·         Klik ok